A modelagem de processos possibilita transparência, tratamento igualitário e economicidade para uma instituição. Em busca de atingir esse objetivo, entre outros, o Escritório de Gerenciamento de Processos da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (EGP-Prodin) recebeu, neste mês, o primeiro processo modelado pela equipe do campus Sinop através dessa metodologia, trazida pela capacitação realizada na Reitoria com a participação de representantes das comissões de análise e melhoria de processos dos Campi.
A gerente do escritório, Renata Raizel Policarpo lembrou que após a capacitação, em fevereiro passado, cada campus definiu um processo para começar a trabalhar, fazendo a análise, a modelagem e, se necessário, alguma melhoria, a padronização, e depois publicação no site do escritório para que todo o instituto possa se utilizar dele como um padrão, o que já foi feito com o processo “Incorporar livros doados ao Acervo” (ver abaixo).
“A ideia é padronizar porque muitas vezes o campus realiza a mesma atividade que outro campus, mas de forma diferente. Então iremos estudar esses processos, modelar e padronizar. Quando um servidor novo chega a determinado setor, se o processo já está documento ele tem uma base para desenvolver seu trabalho”, detalhou Renata.
Outro benefício da análise e modelagem de processos, talvez o principal, refere-se à qualidade do serviço prestado pela instituição. “Como estamos em uma instituição que gera serviço para a sociedade, a intenção é que ele seja entregue com a melhor qualidade possível. E o trabalho de análise de processo possibilitará isso”.
O escritório está trabalhando com as pró-reitorias e diretorias sistêmicas, aplicando uma metodologia de ferramentas em cada setor. Já foi feito um projeto-piloto na Prodin e no setor de Engenharia, com a aplicação das ferramentas que o escritório utiliza. “Estamos na fase de identificação dos processos e já estamos modelando alguns do setor de engenharia, principalmente os de fiscalização de obras, que estamos modelando e documentando”.
Pelo planejamento previsto, após esse trabalho, o próximo será realizado na Proad, provavelmente no fim deste mês e em seguida na DSGP, em julho ou agosto. Posteriormente serão definidos outros setores da Reitoria para aplicar a metodologia.
Incorporar livros doados – O servidor do campus Sinop, Dênis Marques Ferreira falou sobre a escolha do processo “Incorporar livros doados ao acervo” para a primeira modelagem feita no campus. Leia o documento completo pelo link:
https://egp.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/gerenciar-ensino/
“A escolha foi justamente por termos, no campus, uma grande quantidade de livros doados a serem disponibilizados para os usuários da biblioteca que estavam pendentes de regularização”, explicou Dênis. Ele integra a comissão do campus Sinop juntamente com Elisana Pereira, Sabrian Araújo e Viviane Baldan.
A utilização das ferramentas disponibilizadas pelo escritório de processos e os benefícios do trabalho realizado para o campus e toda a instituição também foram salientados pelo servidor.
“As ferramentas foram fundamentais para o desenvolvimento do trabalho, especialmente a capacitação ofertada. Vejo que a modelagem de processos é importante para melhorar a gestão administrativa padronizando e dando maior transparência aos processos executados no campus, facilitando o entendimento das tarefas para aqueles que desenvolverão tais atividades, gerando redução de tempo e custo para a instituição”, completou.
